北京化工大学昌平校区会议室暂行管理办法

由于学校昌平校区一期工程区域有限，目前会议室资源不足，为了进一步规范会议室的管理和服务，充分发挥会议室功能，提高使用效率，特制定本办法。

第一条 会议室由北校区工作办公室（以下简称：北区办）负责审批、管理、调度和设备维护等相关事宜，未经允许不得擅自使用、不得擅自挪用会议室多媒体设备和桌椅等物品。本管理办法所指的会议室包括：图书馆五层报告厅、图书馆一层网络视频会议室、图书馆三层第一会议室、图书馆三层第二会议室、后勤F楼第一会议室、后勤F楼第二会议室、后勤F楼第三会议室。

第二条会议室实行提前预约制度。为避免会议发生冲突，相关人员（部门）使用会议室，须至少提前一天在OA网上登记预约。临时召开的紧急会议需用会议室时，要及时向北区办提出申请并补办所有申请手续。会议室预约成功后，原则上不能取消，确因特殊原因取消，需向北区办报备，使用人记录一次违约，一学期违约超过3次的申请人将限制其一年内再次申请会议室。

第三条 各部门申请使用会议室时，须明确会议名称、使用时间、参加会议人数、主持人等信息，以便审批。如需使用会议室的设备，或者其它需要北区办协办的事项请提前注明，以便北区办提前准备，保障会议正常举行。 

第四条  如遇会议之间发生冲突，要坚持局部服从整体的原则，学校会议优先于部门会议，部门会议之间本着重要、紧急优先的原则自行协商解决。

第五条 使用会议室的部门，必须爱护会议室的设施，保持会议室清洁，在指定区域张贴海报、悬挂横幅等。室内禁止乱贴乱画、吸烟、乱扔纸屑等行为。会议结束后及时清理会场垃圾、张贴物等，按照规范流程，关闭会议室内各种电器设备电源，特别注意必须等待投影仪散热，指示灯变红后方可切断电源，关好门窗、空调等。

第六条 原则上会议室使用单位不得挪动会议室桌椅和设备，变换会议室布局。确因重大活动需要变换会议室布局，须在申请会议室前向北区办报批，同意后可按报批方案操作，活动结束后恢复会议室原样。

第七条与会人员要爱护会议室内的公共设施，损坏照价赔偿，任何部门和个人未经北区办同意不得将会议室的各种设施拿出会议室或转做他用。会议过程中，相关人员如发现设备故障或公共物品损坏及时报至北区办，及时维修，确保其他会议的准时进行。

第八条 按照“谁使用、谁申请、谁负责”的原则，专职教师作为会议室申请人在会议期间为会议室临时安全责任人，临时负责会议室卫生及设备安全，会议室使用完毕后，做好安全检查登记。非专职教师申请会议室，需主管部门向北区办提交授权书，代行临时安全责任人职责。

第九条 北区办建立定期检查和不定期抽查制度。定期检查安排在每次活动结束后，北区办对会议进行例行检查，并做好相应记录。不定期抽查一般安排在会议期间，检查使用部门是否规范使用会议室。对于检查过程中发现的问题及时通报给相关人员（部门），进行相应整改，并记录一次违规，一学期违规超过2次的申请人将限制其一年内再次申请会议室。

第十条 本办法自颁布之日起实行，办法解释权归北校区工作办公室。

2017年11月29日

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